Məzmun hissəsinə keç

Event dizayn, logistika və iştirakçı xəritəsi bir səhifədə

ProLink xidmət xəritəsi: strategiyadan event gününə qədər

Bu səhifədə ProLink Events komandası ilə işləyərkən hansı addımlardan keçdiyinizi görəcəksiniz: event ideyası, məkan və texniki dizayn, iştirakçı təcrübəsi və tədbirdən sonrakı pinco report. Hər blok biznesiniz üçün real nəticə gətirən hissədir, dekor deyil.

Event dizayn xəritəsi Strateji sessiya planlama Texniki & kontent axını
1 sənəd Bütün mərhələlər üçün pin co səviyyəsində struktur.
3 qat Strategiya, texnika və iştirakçı təcrübəsi.
Divarda markerlə çəkilmiş event xidmət xəritəsi və stikerlər
Xidmət xəritəsi — bütün mərhələlər vizual board üzərində.
Masanın üzərində event planlaşdırma sənədləri və noutbuk
Planlaşdırma masası — brif, məkan və texniki qeydlər eyni yerdə.
Noutbuk ekranında rəngli event roadmap diaqramı
Rəqəmsal roadmap — vaxt blokları rənglərlə işarələnmiş şəkildə.

Xidmət qatları matrisi

Strategiya, kontent və texniki qatlar eyni matrisi paylaşır.

Strategiya qatı

Tədbirin məqsədi, hədəf auditoriya, əsas mesajlar və çağırışlar bu qatın içindədir. Burada pinco strukturunda suallar və qısa cavablar toplanır.

Kontent qatı

Spiker seçimi, panel mövzuları, moderator mətni və slayd paketləri event hekayəsinin skeletini yaradır.

Texniki qatı

Məkan sxemi, kamera planı, işıq xəritəsi və yayım həlləri bu qatın içindədir; hər şey pin co dəqiqliyi ilə yazılır.

İştirakçı qatı

Qeydiyyat, zal təcrübəsi, coffee break marşrutları və networking zonaları bu hissədə optimallaşdırılır.

Stikerlərlə dolu strategiya qeydləri olan lövhə
Strategiya lövhəsi — məqsədlər və əsas mesajlar qruplaşdırılıb.
Noutbukda event üçün hazırlanmış slayd paketi
Kontent paketi — panel və keynote üçün vahid vizual xətt.
Texniki planlaşdırma üçün çəkilmiş səhnə və zal sxemi
Texniki sxem — kamera, işıq və səs nöqtələri işarələnmiş plan.

Event əməkdaşlıq yolu

İlk kontakt, konsept və general repe — hamısı aydın xətt üzrə.

  1. 1. Tanışlıq & brif

    Məqsəd, auditoriya və vaxt çərçivəsi haqqında 30 dəqiqəlik onlayn görüş; nəticədə qısa pinco brif formalaşır.

  2. 2. Konsept & məkan təklifi

    Bir neçə format və məkan variantı, təxmini büdcə koridoru və ilkin texniki xəritə hazırlanır.

  3. 3. General repe & event günü

    Tədbirdən əvvəlki sınaq günü, general repe və event günü üçün backstage koordinasiya planı təsdiqlənir.

Onlayn call zamanı ProLink nümayəndəsi və müştəri ekran paylaşır
Tanışlıq call-u — məqsəd və format qısa danışılır.
General rehearsal zamanı boş zalda səhnə testləri
General repe — səhnə, işıq və səs event günündən əvvəl yoxlanılır.

Məkan və zal dizayn modulları

Səhnə, zal və breakout zonaları üçün ayrı-ayrı, amma uyğun modullar.

Səhnə modulu

Spikerlərin rahat hərəkəti, LED fonda mesajların oxunaqlığı və kamera üçün təmiz kadr xətti düşünülür.

  • Podium, panel kresloları və monitorlar.
  • Brend divarı və foto zonaya keçid.

Zal modulu

Oturacaq sxemi, reserved zonalar və keçid xətləri həm canlı, həm online kameralar üçün optimallaşdırılır.

  • Teatr, classroom və ya U-shape layout.
  • Əlçatanlıq və texniki kabellər üçün plan.

Breakout modulu

Kiçik qruplar üçün masa, flipchart və ekran modulları ilə sakit, fokuslu zonalar yaradılır.

  • Workshop, roundtable və pinco ideya board-ları.
  • Coffee və networking-ə yaxınlıq balansı.
İşıqlandırılmış biznes konfrans zalı və səhnə dizaynı
Əsas zal — səhnə, ekran və oturacaq xəritəsi vahid dizaynda.
Breakout sessiya üçün kiçik toplantı otağı və flipchart
Breakout otağı — kiçik qruplar üçün fokuslu müzakirə zonası.
Noutbuk ekranında zal üçün oturacaq xəritəsi diaqramı
Oturacaq xəritəsi — VIP, media və iştirakçı zonaları işarələnib.

Texniki paket xətti

Səs, işıq, kamera və yayım üçün sadə, amma çevik texniki paketlər.

Səs & mikrofonlar

Panel, sual-cavab və moderator üçün ayrı mikrofon modulları, səhnə üçün pin co səviyyəsində balanslaşdırılmış səs.

İşıq & səhnə effektləri

Keynote zamanı fokus işıq, panel üçün yumşaq işıq və sponsor guşələri üçün neon aksentlər.

Kamera & yayım

2–4 kamera, rejissor paneli və onlayn platformaya sabit bağlantı üçün texniki sxem hazırlanır.

Səsləndirmə üçün səs pultu və qulaqlıqlar
Səs pultu — panel və sual-cavab üçün ayrılmış kanallarla.
Canlı yayım üçün monitorlarla dolu streaming masa
Streaming masa — kameralar və yayım platforması üçün idarə mərkəzi.

İştirakçı kommunikasiya paketləri

Eventdən əvvəl, günü və sonra — üç mərhələli, aydın kommunikasiya.

Eventdən əvvəl

Qeydiyyat linki, məkan map-ı, proqram xülasəsi və dress code məlumatı eyni e-mail şablonunda göndərilir.

Event günü

Xatırlatma SMS-ləri, giriş zonası üçün qısa yönləndirmə mesajı və smart badge istifadəsi haqqında info.

Eventdən sonra

Qısa sorğu linki, foto seçimi və recap sənədi ilə nəticə və növbəti addımlar paylaşılır.

Noutbuk ekranında event dəvətnamə e-mail şablonu
Dəvətnamə e-mail-i — proqram və məkan linki bir ekranda.
Telefon ekranında event günü xatırlatma SMS mesajı
Event günü SMS-i — giriş saatı və lokasiya koordinatları.
Poçt qutusunda tədbirdən sonra göndərilmiş recap e-mail-i
Post-event recap — nəticə və növbəti addımların qısa xülasəsi.

Proqram blokları xətti

Açılışdan panel müzakirəsinə, coffee break-dən closing-ə qədər aydın zaman xətti.

09:30

Qeydiyyat & welcome coffee

Qonaqlar qarşılanır, badge və materiallar paylanır, networking üçün ilk fürsət açılır.

10:00

Açılış keynote

CEO çıxışı, ilin nəticələri və tədbirin əsas mesajları pinco strukturunda təqdim olunur.

11:15

Panel müzakirəsi

Moderator, 3–4 spiker və canlı suallar üçün ayrıca Q&A bloku ilə balanslı panel.

13:00

Closing & networking

Qısa yekun, gələcək addımlar və sponsor guşələrində qeyri-rəsmi söhbətlər.

Divarda gün üzrə event proqramı yazılmış agenda lövhəsi
Proqram lövhəsi — bütün bloklar bir xətt üzrə görünür.
Səhnə arxası ekranda çıxış üçün taymer və növbəti blok görünür
Backstage taymer — spiker və moderator üçün dəqiq vaxt idarəsi.
Masanın üzərində müxtəlif sessiyalar üçün çap olunmuş proqram kartları
Sessiya kartları — proqram qonaqlar üçün vizual və sadə edilir.

Workshop və interaktiv formatlar

Yalnız dinləmək yox, komanda ilə birlikdə işləmək üçün xüsusi bloklar.

Strategiya workshop

İllik plan və OKR-lar üçün masa-masa bölünmüş sessiyalar, hər masada ideya board və pinco kartları ilə.

Problem həlli sprint-i

90 dəqiqəlik sprint formatı, kiçik komandalarda konkret biznes problemi üzərində iş.

Interaktiv voting

Telefon vasitəsilə səsvermə, zalda canlı nəticələr və nəticəyə görə qısa müzakirə blokları.

Workshop zamanı müxtəlif komanda masalarında işləyən iştirakçılar
Workshop zalı — komandalar üçün ayrıca masa və ideya board-ları.
Masanın üzərində markerlə yazılmış brainstorming qeydləri
Brainstorm qeydləri — ideyalar sonradan report-a düşmək üçün toplanır.
Ekranda canlı səsvermə nəticələrini göstərən interaktiv voting divarı
Interaktiv voting divarı — zal canlı nəticələri eyni anda görür.

İştirakçı təcrübə xəritəsi

Gəliş, zal təcrübəsi və eventdən sonrakı hisslər üçün ayrıca təcrübə xəritəsi.

Gəliş & giriş

Nəqliyyat marşrutu, parking info və qeydiyyat masasına qədər yönləndirici siqnallar bir xətt üzrə planlanır.

Zal təcrübəsi

Oturacaq zonası, coffee break marşrutu və networking nöqtələri pinco xəritəsində işarələnir.

Eventdən sonra

Foto, recap və sorğu linkləri ilə təcrübə davam edir, nəticə hissi yalnız zalda qalmır.

Hər touchpoint üçün ayrıca copy, vizual və texniki məsul şəxs pin co strukturunda qeyd olunur.
Event lobbisində qeydiyyat masasına yaxınlaşan iştirakçılar
Giriş lobbi — ilk təəssürat və qeydiyyat təcrübəsi üçün açar zona.
Zaldan səhnəyə baxış bucağından görünən biznes tədbiri
Zal perspektivi — səhnə və ekran hər oturacaqdan aydın görünür.
Tədbirdən sonra coffee zonasında söhbət edən iştirakçılar
Post-event coffee — rəsmi hissədən sonra qeyri-rəsmi networking.

Risk menecment və plan B xəritəsi

Texniki, proqram və iştirakçı riskləri üçün əvvəlcədən yazılmış cavab addımları.

Texniki risklər

Səs, işıq və yayım üçün ehtiyat avadanlıq, əlavə kabellər və sürətli switch planı.

Proqram riskləri

Gecikən spiker, uzanan panel və ya dəyişən bloklar üçün alternativ axın ssenarisi.

İştirakçı riskləri

Gəliş pik saatları, qeydiyyatda növbə və zalda boş yerlər üçün yönləndirici komanda planı.

Çöl faktorlar

Hava, nəqliyyat və xitab ediləcək xəbərlər üçün qısa kommunikasiya protokolu.

Texniki komanda control-room otağında monitorları izləyir
Control room — texniki risklər üçün mərkəzi idarəetmə nöqtəsi.
Event üçün ehtiyat əl mikrofonları və batareyalar qutuda
Ehtiyat mikrofonlar — qəfil nasazlıq üçün hazır plan B.
Event risk checklist sənədi və qeyd dəftəri masada
Risk checklist-i — hər tədbir üçün yenilənən qısa sənəd.

Rəqəmsal alətlər paneli

Event planlama, qeydiyyat və report üçün istifadə olunan alətlər bir paneldə.

Planlama alətləri

Təqvim board-ları, task sistemləri və pinco checklist-lər ProLink komandası üçün əsas planlama bazasıdır.

Qeydiyyat platformaları

Bilet, RSVP və badge generasiyası üçün seçilmiş platformalarla inteqrasiya qurulur.

Analitika & report

İştirakçı sayı, davamlılıq və feedback nəticələri üçün sadə dashboard və export faylları hazırlanır.

Noutbukda event planlama dashboard interfeysi
Planlama dashboard-u — tapşırıqlar və vaxt xətləri bir ekranda.
Event qeydiyyatı üçün onlayn registration səhifəsi
Qeydiyyat səhifəsi — iştirakçılar üçün sadə forma və info bloku.
Ekranda tədbir analitika qrafikləri və göstəricilər
Analitika paneli — nəticə və trend-lər üçün vizual qrafiklər.

Format kombinasiya xətti

Full offline, hibrid və tam online formatları event məqsədlərinə görə bir xəttdə birləşdiririk.

1

Full offline

Zal təcrübəsi, coffee break və networking əsasdır. Kamera yalnız recap üçün minimal modda işləyir.

2

Hibrid

Zal + onlayn auditoriya. Kamera planı, moderasiya və Q&A üçün xüsusi pinco ssenarisi hazırlanır.

3

Tam online

Studiya və ya ofis məkanda qurulmuş səhnə, qrafik overlay-lər və chat moderasiyası ilə rəqəmsal event.

Hər kombinasiya üçün ProLink komandasının ayrıca texniki və kontent checklist-i pin co strukturunda saxlanılır.
Hibrid formatda həm zal, həm kamera üçün uyğun dizayn edilmiş səhnə
Hibrid səhnə — zal və online auditoriya üçün tarazlı kadr.
Tam online tədbir üçün işıqlandırılmış kiçik studiya və kameralar
Online studiya — tam rəqəmsal format üçün mini səhnə mühiti.

Biznes hədəflərinə görə paketlər

Brend görünürlüğü, daxili komanda və satış fokuslu tədbirlər üçün fərqli xidmət xətti.

Brend

Brend görünürlüğü

Media coverage, sponsor guşələri və sosial media üçün vizual kontentə fokuslanan paket.

  • Logo wall, foto zonalar, highlight video.
  • Media üçün ayrılmış area və press pack.
Komanda

Daxili komanda

HR və management üçün motivasiya, strategiya və komanda mədəniyyətinə yönəlmiş tədbirlər.

  • Workshop və oyunlaşdırma elementləri.
  • Rahat networking zonaları və Q&A blokları.
Satış

Satış & lead generation

Demo zonalar, məhsul təqdimatları və follow-up ssenarisi ilə satış fokuslu event dizaynı.

  • Demo stendlər və live demo səhnəsi.
  • Lead toplama və CRM inteqrasiyası.
Divarda biznes hədəfləri və event növləri ilə yazılmış board
Hədəf board-u — tədbirlər biznes məqsədləri ilə hizalanır.
Noutbuk ekranında event ROI dashboard qrafikləri
ROI dashboard — brend, komanda və satış tədbirlərinin göstəriciləri.

Xidmət seçimi üçün sürətli check

5 suallıq qısa check-list ilə hansı xidmət xəttinin sizə uyğun olduğunu görürsünüz.

1. Məqsədiniz nədir?

Brend tanınırlığı, daxili komanda və ya konkret satış nəticəsi? Bu cavab paket seçiminin əsasını qurur.

2. Auditoriya haradadır?

Hamı Bakıda, regionlara yayılmış, yoxsa bir hissə online qoşulur? Buradan format xətti çıxır.

3. Vaxt & büdcə pəncərəsi

Tədbirə neçə həftə qalıb və büdcə koridoru nədir? Pinco planlama tempini buradan hesablayırıq.

4. Kontent dərinliyi

Yalnız keynote-lar, panel və workshop, yoxsa tam strategiya günü?

5. Report tələbi

Sadə recap kifayətdir, yoxsa analitika və iştirakçı təhlili lazımdır?

Bu suallara cavab bəlirləndikdən sonra ProLink komandasından sizin üçün uyğun xidmət xəritəsi təklifi alırsınız.
Masa üzərində tədbir planı, qeyd dəftəri və qəhvə fincanı
Konsultasiya masası — suallar və cavablar qısa görüşdə qeyd olunur.
Xidmət seçimi üçün hazırlanmış checklist sənədinin yaxın görünüşü
Xidmət checklist-i — uyğun paket üçün kiçik, amma aydın suallar.

Xidmətlərin dərinlik xəritəsi

“Sadə koordinasiya”dan “tam pinco full-service” paketə qədər xidmət dərinlik səviyyələri.

Baza koordinasiya

Məkan və texniki tərəfdaşlarla koordinasiya, proqramın zaman xətti və event günü üçün əsas floor menecer.

Konsept + koordinasiya

Brend xətti, zal dizaynı, spiker axını və sponsor guşələri üçün pinco səviyyəsində konsept + tam koordinasiya.

Full-service ProLink

Konsept, texnika, kontent, kommunikasiya və post-event report — pin co strukturunda full-service paket.

Dərinlik səviyyəsi

  1. Koordinasiya & floor menecment
  2. Konsept, dizayn və sponsor xətti
  3. Full-service: analitika və post-event report

Hər səviyyə üçün ayrıca komanda strukturu və checklist hazırlanır; büdcə və məqsədə görə səviyyə seçilir.

Müştəri & ProLink rollar matrisi

Sizdən nə tələb olunur, ProLink komandasının üzərinə nə düşür — əvvəlcədən aydın şəkildə.

Sizin komanda

  • Event məqsədi və hədəf auditoriyanın təsviri.
  • İnternal spiker və təsdiq prosesləri.
  • Büdcə koridoru və daxili qaydalar.
  • Şirkət brend guideline və ton-of-voice.

ProLink komanda

  • Konsept, zal və texniki dizayn xəritəsi.
  • Tərəfdaşlarla koordinasiya və floor menecment.
  • İştirakçı təcrübəsi və kommunikasiya ssenarisi.
  • Event günü backstage idarəetmə və post-event recap.

Şəffaflıq

Brifdən sonra rol matrisi sənədi paylaşılır ki, kimdən nə gözlənildiyi eventdən xeyli əvvəl aydın olsun.

Kommunikasiya ritmi

Həftəlik və ya iki həftəlik pinco check-in call-lar ilə bütün tərəflərin məlumat axını balansda qalır.

Növbəti addım: qısa brif, konkret təklif

Bu səhifədə ProLink Events xidmət xəritəsinin əsas qatlarını gördünüz. Növbəti addım — qısa brif və 1–2 gün ərzində sizin məqsədlərinizə uyğun, pinco strukturunda hazırlanmış event təklifi almaqdır.

Brif formasını e-mail ilə ala, online call təyin edə və ya sadəcə telefonla əlaqə saxlayaraq ilkin suallarınızı verə bilərsiniz. Event ideyanız hazırdırsa da, yalnız konturları varsa da, ProLink komandasının pin co səviyyəsində dizayn etdiyi xəritə ilə riskləri azaldıb nəticəni aydın görə biləcəksiniz.

Brif üçün əlaqə qur Case & hekayələrə bax

Növbəti səhifədə — real tədbirlərdən seçilmiş halllar, rəylər və nəticələr: ProLink Events ilə biznes tədbirinin necə dəyişdiyini görəcəksiniz.

Müştərinin ProLink ilə event brifi üçün telefon danışığı
Qısa call — event brifi üçün ilk addım.
Event planı və sxemi çəkilmiş blueprint sənədinin yaxın görünüşü
Event xəritəsi — format, zal və texnika bir blueprint-də.